Petty cash adalah sebagian kecil kas Perusahaan yang sering disimpan misalnya di laci atau kotak yang terkunci untuk membayar pengeluaran kecil seperti perlengkapan kantor atau penggantian biaya karyawan. Sama seperti dana lainnya, petty cash juga akan direkonsiliasi dengan setiap transaksi dicatat dalam laporan resmi serta catatan yang lainnya. Hampir setiap departemen di Perusahaan besar juga menyimpan petty cash di laci atau kotak kecil.
Contents
Apa itu Petty Cash?
Petty cash adalah dana yang digunakan untuk pembiayaan perusahaan atau hal-hal yang berhubungan dengan aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan. Jadi, petty cash adalah sejumlah dana yang dibentuk secara khusus untuk membayar pengeluaran kecil namun rutin dan jumlahnya juga relatif kecil. Misalnya petty cash digunakan untuk dana hiburan klien atau rekan kerja pimpinan Perusahaan atau dana konsumsi saat rapat.
Selain itu, petty cash juga bisa digunakan untuk membayar perlengkapan kantor kecil, bunga, ongkos kirim, ongkos taksi dan pembelian kecil lainnya serta mengganti seseorang yang membawa sesuatu seperti makan siang atau kopi. Petty cash juga dapat digunakan saat ada transaksi mendadak atau rutin yang dibutuhkan oleh Perusahaan.
Saat suatu perusahaan membayar biaya-biaya tersebut, kuitansi atau voucher kas kecil diisi dengan informasi setiap transaksi sehingga bisa dicatat dalam sistem akuntansi Perusahaan dan dimasukkan ke dalam laporan keuangannya.
Manfaat Petty Cash
Apa saja manfaat penggunaan kas kecil? Berrikut penjelasannya.
1. Mempermudah Pelayanan
Melayani klien saat mengadakan rapat atau pertemuan penting lain adalah suatu kewajiban. Keberadaan kas kecil memudahkan pembelian makanan berupa makanan ringan ataupun utama tanpa harus menunggu persetujuan pencairan dana yang menghabiskan banyak seklai waktu. Semakin baik pelayanan terhadap klien maka relasi bisnis semakin kuat. Pelayanan yang baik juga mendongkrak citra bisnis serta meningkatkan kepercayaan klien. Bukan mustahil Perusahaan akan mendapatkan calon klien potensial lain di masa depan.
2. Meringkas Prosedur Pencairan
Kegiatan operasional sehari-hari sering memunculkan berbagai biaya nominal kecil yang harus segera dipenuhi. Karena sifatnya yang mendesak, anda tidak dapat menggunakan prosedur pencairan yang membutuhkan proses panjang. Untuk mengatasinya, setiap divisi harus menyimpan uang kas kecil. Keberadaannya bisa meringkas prosedur pencairan serta membantu memenuhi biaya tidak terduga yang tiba-tiba datang.
3. Melancarkan Bisnis
Kelancaran bisnis dan proses usaha akan tergangu saat Perusahaan gagal memenuhi kebutuhan yang mendesak. Mengingat prosedur pencairan dana terbilang panjang dan membutuhkan waktu yang lama, alangkah bagusnya jika anda menyediakan kas kecil untuk mengantisipasi kebutuhan yang mendesak.
4. Membantu Tugas Manajer
Seorang manajer punya tugas untuk menjaga kelancaran divisi yang dipimpinnya. Sekalipun manajer bisa menalangi kebutuhan Perusahaan dengan uang pribadinya, proses pencairan reimburse membutuhkan waktu selama beberapa hari. Keberadaan kas kecil sangat membantu manajer untuk menjalankan tugasnya dengan lebih efektif dan efisien.
5. Lebih Mudah dalam Mengelola Pengeluaran
Keberadaan kas kecil mempermudah perusahaan untuk mengendalikan pengeluaran yang sifatnya mendesak. Sekalipun nominalnya kecil tetapi pengeluaran dalam jumlah yang banyak akan menghabiskan uang Perusahaan. Tetapi keberadaan kas kecil yang mudah dicatat ke pembukuan membuat keuangan Perusahaan menjadi tetap stabil dan lebih terkendali.
Metode Penggunaan Petty Cash
Ada 2 jenis metode penggunaan petty cash yang biasa dilakukan:
1. Metode Tetap
Pembukuan petty cash ini memiliki rekening kas kecil yang jumlahnya selalu tetap. Bukti penggunaan dana kas seperti struk pembayaran lalu dikumpulkan kemudian melakukan pengisian dana kas kembali sesuai dengan jumlah dana yang sudah digunakan. Dengan demikian, jumlah dana kas kembali ke jumlah yang semula ditetapkan. Inilah maksud dari metode tetap. Umumnya, proses pengisian dana petty cash dilakukan pada awal periode akuntansi atau setelah adanya laporan penggunaan dana petty cash.
2. Metode Berubah-ubah
Dengan metode ini, pengisian dan pengendalian nominal kas tidak ditetapkan namun sesuai dengan kebutuhan. Awalnya, pembentuan dan pengisian kas dicatat dalam akun debit kemudian bukti pengeluaran kas dicatat dalam buku jurnlas kas kecil dengan mendebit akun-akun terkait. Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi karena disesuaikan dengan kegiatan penggunaan dana sehingga jumlah pengisian kembali kas dengan metode ini tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya bisa kurang atau lebih.
Petty cash adalah alternatif yang dapat memecahkan masalah mengenai pengeluaran yang tidak ada dalam rencana sebelumnya. Karena ada dana khusus yang kemudian tercatat dalam kas maka jadi dapat melakukan pembayaran kebutuhan dadakan dengan cepat.
Jika pengeluaran-pengeluaran nominal kecil dapat memperpanjang catatan kas besar dan bahkan membuat pencatatan kasnya ribet maka dibutuhkan kas kecil sebagai Solusi. Pembayaran menjadi dapat dilakukan dengan lebih cepat dan lebih praktis.
