Ketika menonton film atau drama dengan tema office, anda pasti pernah melihat karakter asisten pribadi yang selalu mendampingi bos. Profesi tersebut memang ada di kehidupan nyata, bahkan jenisnya beragam seiring dengan perkembangan zaman. Asisten pribadi atau yang biasa dikenal sebagai personal assistant bertanggung jawab dalam membantu tugas-tugas terkait dengan pekerjaan ataupun pribadi seseorang.
Dengan adanya perkembangan teknologi, tugas asisten pribadi semakin fleksibel sehingga bisa dilakukan dari jarak jauh. Itulah mengapa muncul istilah personal digital assistant dan virtual assistant. Ketiga profesi ini sekilas terlihat sama tetapi penerapannya cukup berbeda. Lalu, seperti apa perbedaannya?
Pada artikel ini akan dibahas mengenai profesi personal asisten mulai dari jenis, tugas, skill yang dibutuhkan sampai dengan besaran gaji.
Contents
Perbedaan Personal Assistant, Virtual Assistant, dan Personal Digital Assistant
Personal assistant adalah sosok yang bertugas membantu pekerjaan personal ataupun profesional orang yang merekrutnya. Posisi ini bisa dipekerjakan oleh eksekutif bisnis atau perusahaan ataupun individu dan keluarga.
Seorang personal assistant memiliki tugas yang variatif mulai dari urusan administrasi terkait dengan profesi hingga pekerjaan terkait dengan rumah tangga. Beberapa di antaranya yaitu sebagai berikut:
- Mengkoordinasikan kalender, email dan jadwal kerja
- Melakukan pekerjaan administrative
- Menyiapkan materi presentasi
- Mengatur perjalanan pribadi atau perjalanan dinas
- Membayar tagihan
- Melakukan pembelian kebutuhan pribadi hingga hadiah
- Mempekerjakan asisten rumah tangga (ART) dan suster
Virtual assistant adalah sosok yang melakukan pekerjaan dari jarak jauh. Posisi ini biasanya bekerja secara mandiri atau self employed sehingga bisa memegang lebih dari satu klien sekaligus. Sekalipun mirip dengan personal assistant, namun pekerjaan virtual assistant jauh lebih fleksibel. Beberapa di antaranya yaitu:
- Merencanakan pertemuan
- Membuat rencana perjalanan
- Melakukan panggilan telepon
- Mengelola akun email
Tidak hanya terpaut pekerjaan-pekerjaan di atas, tugas virtual assistant bisa saja berubah menyesuaikan kebutuhan orang yang merekrutnya. Bahkan ada juga virtual assistant spesialis yang khusus menyediakan layanan kreatif seperti media sosial, desain grafis hingga layanan pemasaran.
Sedangkan personal digital assistant (PDA) adalah perangkat elektronik portable yang digunakan untuk mengatur jadwal. Perangkat ini pertama kali dibuat pada tahun 1980 an dan sempat popular sampai awal tahun 2000-an.
Sejak tahun 2010, istilah PDA dimaknai sebagai perangkat lunak berbasis kecerdasan buatan yang bisa mendeteksi suara. Jadi personal digital assistant bukan pekerjaan melainkan sebuah teknologi.
Apa itu Personal Assistant (PA)?
Personal assistant adalah seseorang yang memiliki tugas membantu orang tertentu dalam melakuan aktivitasnya. Personal assistant atau asisten pribadi (PA) biasanya melakukan berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan urusan atasannya mulai dari yang sifatnya pribadi sampai dengan pekerjaan. Adapun tujuannya adalah untuk membebaskan klien dari pekerjaan yang berulang dan kurang esensial sehingga mereka bisa fokus pada pekerjaan yang lebih strategis dan penting.
Seorang PA biasanya akan bekerja sesuai dengan bidang dari masing-masing atasannya. Ada beberapa jenis personal assistant yaitu sebagai berikut:
1. Private Personal Assistant
Asisten pribadi privat adalah PA yang bekerja lebih untuk urusan yang sifatnya personal dari atasannya. Atasannya bisa berasal dari berbagai kalangan seperti manager, ibu rumah tangga dan lain sebagainya. Hal yang biasa dilakukan oleh personal asisten jenis ini adalah membantu atasannya dalam menjalankan berbagai aktivitas sehari-hari seperti mengelola jadwal harian, membantu mengurus acara keluarga dan mengatur pertemuan berbagai rekan kerja.
2. Asisten Pribadi Publik Figur/Selebriti
Privasi sangat penting untuk seorang selebriti. Waktu kerja sangat berbeda. Anda mungkin harus siap siaga selama 24 jam untuk hal-hal yang sifatnya mendadak. PA selebriti juga akan sering menemui berbagai orang seperti wartawan atau staff televisi. Selain itu, pekerjaan ini hampir pasti akan memperkenalkan anda pada gaya hidup yang mewah. Anda tidak hanya bisa menikmati makanan di restoran bintang 5 namun anda juga bisa menghadiri pemutaran perdana film dan bertemu dengan selebriti yang lainnya.
3. Asisten Eksekutif
Ini adalah jabatan PA yang terbilang tinggi. Berbeda dengan asisten pribadi biasa, asisten eksekutif umumnya memiliki atasan yang bekerja dalam bidang bisnis atau orang penting seperti CEO atau direktur pada tingkat dewan. Sebagai seorang PA yang bekerja pada bidang bisnis, anda perlu memiliki pemahaman yang mendalam mengenai perusahaan dan mengetahui siapa orang-orang pentin g di perusahaan tersebut. Ini karena anda nantinya akan sering terlibat dalam berbagai pertemuan yang penting. Asisten eksekutif biasanya adalah orang yang sudah punya pengetahuan bisnis, administrasi dan sudah berpengalaman pada bidangnya.
Skill Personal Assistant
| No | Skill Personal Assistant | Detail |
| 1 | Skill komunikasi | Komunikasi tertulis, komunikasi verbal, mendengarkan secara aktif, presentasi, public speaking, editing |
| 2 | Skill teknologi | Microsoft Office Suite dan email, peralatan kantor, manajemen basis data, media sosial dan wordpress |
| 3 | Time management | Memprioritaskan tugas, goal setting, perencanaan strategis, decision making, delegasi, manajemen stress, pengelolaan sumber daya |
| 4 | Skill organisasi | Attention to detail, bookkeeping, calendar management, meeting scheduling, archiving, event planning |
Skill atau Kemampuan Personal Assistant
Untuk menggeluti profesi ini, anda tentunya harus memiliki skill yang selaras. Tetapi yang terpenting dari sekian banyaknya skill adalah manajemen waktu. Mengingat bahwa seorang personal assistant memiliki banyak sekali tugas serta tanggung jawab maka dibutuhkan manajemen waktu yang baik. Sebelum memutuskan untuk menekuni profesi ini, sebaiknya perhatikan dulu kemampuan yang anda miliki.
1. Time Management
Kemampuan pertama yang harus dimiliki adalah manajemen waktu yang baik. Sebagai seorang personal assistant, sebagian tugas serta tanggung jawab adalah mengatur jadwal atasan agar teratur dan sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan. Kemampuan untuk tetap fokus dan memprioritaskan tugas adalah hal yang utama. Untuk mencapai target dari tugas-tugas tersebut, anda harus melakukan control waktu dengan batas tertentu untuk melakukan suatu tugas.
2. Memahami Tools/Software yang Terkait Pekerjaan
Seorang personal assistant dalam melakukan pekerjaan pastinya membutuhkan sebuah software untuk mempermudah pekerjaannya. Tools ini biasanya mencakup pengolahan data, database, spreadsheet, kalender, sampai dengan software untuk presentasi. Kalau menguasai software dengan baik maka ketika atasan memintan anda untuk membantu masalah secara teknis sewaktu-waktu, ini akan menjadi nilai tambah tersendiri bagi anda. Software yang wajib dioperasikan adalah Powerpoint, Microsoft Office dan Excel.
3. Teliti Terhadap Detail Pekerjaan
Selanjutnya, profesi ini membutuhkan ketilitian yang baik. Komponen utama dalam menjalankan tugas ini adalah memperhatikan setiap detail ketika melakukan tugas. Jika ada pekerjaan yang terlewat akan merusak proses kerja. Selain itu, kalau tidak teliti maka akan mengurangi profesionalitas atasan anda dengan rekan kerja.
4. Siap Menjaga Rahasia Perusahaan
Saat anda berniat memulai pekerjaan sebagai personal assistant, maka anda juga harus menyetujui non disclosure agreement. Ini berhubungan dengan tugas seorang asisten pribadi yang berhadapan dengan materi yang cukup sensitive. Materi tersebut meliputi rahasia perusahaan hingga informasi pribadi yang bersifat sangat rahasia. Anda harus bisa bersikap dengan bijaksana, bisa bereaksi tenang pada setiap informasi rahasia yang anda terima. Selain menjaga komunikasi serta hubungan kerja dengan atasan berjalan dengan baik juga harus menjadi seseorang yang dapat dipercaya oleh atasan.
