Bagi pemilik bisnis kecil, mendokumentasikan setiap transaksi sangatlah penting. Tanpa ada catatan pembelian, penjualan, dan pengembalian barang, sangat sulit mengatur keuangan mulai dari kesulitan dalam mengelola pajak sampai dengan mengevaluasi performa bisnis.
Oleh karena itu, anda harus menentukan cara terbaik untuk mendokumentasikan setiap transaksi yang terjadi. Biasanya, bisnis menggunakan invoice namun ada juga yang menggunakan kwitansi. Banyak orang menyamakan antara faktur dan invoice. Padahal keduanya berbeda. Apa perbedaan antara invoice dengan faktur?
Contents
Apa itu Invoice?
Invoice biasa digunakan oleh bisnis yang menjual produk dalam jumlah besar seperti pabrik tetapi biasa juga digunakan oleh pekerja lepas seperti content writer dan graphic designer. Meskipun demikian, bisnis apapun sebetulnya dapat menggunakan invoice untuk mendokumentasikan transaksinya.
Invoice adalah dokumen komersial yang memerinci dan mendokumentasikan transaksi antara penjual atau penyedia jasa dengan pembeli atau klien. Jika produk atau jasa dalam transaksi tersebut dibayar secara kredit, maka invoice juga biasanya memuat penjelasan yang spesifik terkait dengan ketentuan pembayaran.
Suatu invoice harus dinyatakan dengan jelas bahwa dokumen tersebut adalah invoice dengan mencantumkan tulisan invoice pada halaman depan dokumen. Biasanya ada acara untuk mengidentifikasi keaslian invoice misalnya dengan memeriksa nomor invoice. Keberadaan nomor ini sangat berguna, baik bagi penjual atau penyedia jasa serta konsumen atau klien.
Dalam invoice juga perlu ada informasi kontak penjual atau penyedia jasa. Tujuannya adalah agar pembeli atau klien bisa menghubungi dengan mudah jika ada masalah terkait dengan tagihan tersebut. Anda juga perlu menuliskan ketentuan pembayaran, mulai dari potongan harga (jika ada), pembayaran uang muka sampai dengan denda atas keterlambatan pembayaran.
Tidak lupa juga bahwa di invoice juga dijelaskan mengenai biaya setiap barang atau jasa, total unit yang dibeli serta biaya biaya lainnya seperti pajak, kargo dan biaya penanganan barang. Dulu, invoice dicetak pada kertas dan dibuat beberapa rangkap agar perusahaan atau klien punya dokumen terkait dengan transaksi tersebut. Belakangan, invoice dalam bentuk digital menjadi lebih umum digunakan.
Jadi, dokumen digital hanya dicetak jika dibutuhkan. Selebihnya invoice dikirimkan lewat surat elektronik pada pihak-pihak yang terkait. Electronic record semacam ini juga lebih mempermudah pencarian dan pemilahan transaksi pada tanggal tertentu.
Cara Membuat Invoice
Sekarang ada banyak sekali contoh invoice yang bisa anda dapatkan untuk membuatnya. Jika malas meniru orang lain, anda dapat membuatnya sendiri dengan beberapa langkah sebagai berikut:
1. Membuat Judul
Tuliskan judul invoice lebih dulu lalu tempatkan pada bagian atas tengah. Gunakan huruf kapital.
2. Mencantumkan Nama dan Alamat Pembeli
Dalam invoice, anda wajib mencantumkan nama dan juga alamat pembeli. Informasi ini untuk memberitahu bahwa orang terkait bahwa dia adalah penerimanya.
3. Informasi Perusahaan
Supaya penerima tidak merasa kebingungan, cantumkan juga informasi nama dan alamat perusahaan. Dengan demikian, penerima akan mengetahui tagihan tersebut dari siapa.
4. Membuat List Barang atau Jasa yang Dipesan
Cantumkan semua barang atau jasa yang dipesan oleh customer. Buatkan list dengan rapi mulai dari nama produk, jumlah, harga dan total keseluruhannya.
5. Mencantumkan Tanggal Transaksi
Cantumkan juga tanggal pembelian, tanggal invoice dikeluarkan dan informasi lain sehubungan dengan waktu terjadinya transaksi.
6. Membuat Nomor Invoice
Belum memahami nomor invoice? Penomoran ini berfungsi untuk mengarsipkan dokumen agar lebih mudah ditata. Pastikan anda membuatnya dengan berurutan setiap mengeluarkan faktur.
7. Ketentuan Pembayaran
Terakhir, pastikan anda mencantumkan informasi terkait pembayaran dengan detail sesuai dengan kesepakatan. Tujuannya adalah supaya anda bisa mengetahui dan mendapatkan kepastian kapan barang atau jasa akan mereka lunasi.
Fungsi Invoice
| No | Fungsi Invoice |
| 1 | Informasi tentang barang atau jasa yang dibeli oleh konsumen |
| 2 | Informasi tentang besarnya tagihan dan termina pembayaran yang harus dilakukan konsumen |
| 3 | Rujukan jika barang atau jasa yang tercantum akan dijual lagi ke pihak lainnya |
| 4 | Rujukan ketika menambahkan transaksi ke pembukuan keuangan |
| 5 | Rujukan faktur pajak |
| 6 | Rujukan jika ada kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan total tagihan |
Pentingnya Invoice bagi Bisnis
Dokumen ini dibutuhkan oleh bisnis untuk memastikan klien menyelesaikan pembayaran. Karena, secara legal invoice berperan sebagai perjanjian antara bisnis dengan klien karena memberikan layanan atau menjual produk tertentu atau pembayarannya terhutang.
Dari invoice, anda juga dapat mengetahui rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh klien untuk menyelesaikan tagihan tersebut sehingga membantu tim keuangan mengelola cash flow dengan lebih baik.
1. Dokumentasi Penjualan
Salah satu kegunaan utama dari invoice penjualan adalah mendokumentasikan penjualan. Dokumen tersebut menyediakan data terkait dengan tanggal terjualnya produk, jumlah pembayaran yang diterima dan sisa piutang yang mungkin belum diselesaikan oleh klien.
Jadi, invoice adalah perangkat yang sangat untuk laporan akuntansi perusahaan. Bahkan, jika anda mencantumkan petugas yang bertanggung jawab atas transaksi, invoice juga bisa digunakan sebagai data evaluasi karyawan. Jadi, anda mengetahui karyawan mana yang melakukan penjualan dan barang apa yang dijual.
2. Pengelolaan Pajak
Sejauh ini, pemerintah memang tidak menerapkan aturan khusus terkait dengan jenis invoice atau faktur yang harus dimiliki oleh bisnis. Namun untuk pengurusan pajak sebaliknya bisnis membuat invoice penjualan. Pemilik bisnis kecil sering disarankan untuk menyimpan semua data terkait transaksi yang sedang berjalan. Gunanya adalah perusahaan akan lebih mudah ketika membuat laporan pajak, memastikan jumlah pajak yang dibayarkan tepat dan menghindari audit.
3. Keamanan Secara Hukum
Selain berhubungan dengan pengelolaan keuangan, invoice juga melindungi pemilik bisnis kecil dari tuntutan hukum perdata yang tidak benar. Dengan adanya invoice, ada bukti bahwa pemilk bisnis sudah memberikan jasa atau barang tertentu pada waktu tertentu.
Untuk itu, invoice dengan tanda tangan atau konfirmasi keabsahan dari klien sangat penting bagi bisnis karena menggambarkan kesepakatan antara bisnis dengan klien yang bersangkutan. Tanpa ada invoice, tidak ada catatan bahwa penjualan terjadi sehingga bisa memicu konflik.
4. Mendukung Marketing
Invoice menyediakan data berharga terkait dengan perubahan penjualan sepanjang waktu. Invoice dapat membantu anda membuat forecast yang akurat.
Bisnis yang mendokumentasikan semua invoice penjualan dengan baik dapat memanfaatkan informasi di dalamnya untuk menyasar basis konsumen tertentu. Misalnya bisnis memasukkan tanggal penjualan, maka jenis produk yang trejual dan jumlah produk terjual dalam invoice.
Selanjutnya, tim marketing dapat mengumpulkan data untuk mencari tahu waktu puncak penjualan, produk yang paling diminati dan tren pendapatan dari bisnis. Informasi-informasi tersebut sangat berharga saat anda sedang Menyusun strategi pemasaran.
