Dalam dunia bisnis modern, procurement bukan sekadar aktivitas pembelian barang atau jasa. Ia adalah strategi penting yang memengaruhi efisiensi operasional, kelancaran produksi, bahkan kelangsungan perusahaan itu sendiri.
Contents
Apa Itu Procurement?
Procurement atau pengadaan adalah proses memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan operasional sehari-hari. Proses ini tidak hanya terbatas pada pembelian semata, melainkan mencakup:
- Identifikasi kebutuhan internal
- Seleksi dan evaluasi pemasok
- Negosiasi dan kontrak
- Pemeriksaan kualitas barang
- Pengelolaan pembayaran dan risiko
Dengan kata lain, procurement menjadi jembatan antara kebutuhan internal perusahaan dan pihak eksternal yang menyediakannya.
12 Langkah Umum dalam Proses Procurement
1. Identifikasi Kebutuhan
Langkah awal ini merupakan fondasi dari seluruh proses procurement. Divisi-divisi internal seperti produksi, logistik, pemasaran, atau IT mengidentifikasi apa yang mereka butuhkan—baik barang habis pakai, bahan baku, maupun jasa tertentu. Proses ini tidak boleh dilakukan secara reaktif semata (misalnya, ketika stok sudah habis), melainkan secara proaktif melalui forecast dan perencanaan kebutuhan jangka pendek maupun panjang. Keakuratan dalam mengidentifikasi kebutuhan dapat mencegah overstocking, understocking, atau pengeluaran yang tidak perlu.
2. Sumber Pemasok (Supplier Sourcing)
Setelah kebutuhan diketahui, langkah berikutnya adalah mencari pemasok potensial yang mampu menyediakan produk atau jasa dengan kualitas dan kuantitas yang diinginkan, dalam waktu yang tepat, serta harga yang kompetitif. Proses ini mencakup riset pasar, benchmarking, hingga permintaan proposal (RFP) atau permintaan informasi (RFI) untuk menyaring vendor yang kredibel. Sourcing yang strategis juga mempertimbangkan aspek keberlanjutan (sustainability), kepatuhan hukum, dan jejak rekam vendor dalam memenuhi kewajibannya.
3. Ajukan Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)
Divisi terkait membuat dokumen formal berupa purchase requisition (PR) yang memuat deskripsi barang/jasa, kuantitas, spesifikasi teknis, dan urgensinya. Dokumen ini biasanya harus mendapatkan persetujuan dari manajer atau tim keuangan sebelum dilanjutkan. Proses ini menjadi penghubung antara user internal dan tim procurement agar terjadi pengendalian biaya dan transparansi kebutuhan antar departemen.
4. Evaluasi dan Pilih Pemasok
Setelah menerima beberapa penawaran dari vendor, tim procurement akan melakukan evaluasi berdasarkan berbagai kriteria: harga, reputasi, kualitas produk, kemampuan memenuhi waktu pengiriman, fleksibilitas logistik, dan stabilitas finansial pemasok. Terkadang, ini juga melibatkan kunjungan langsung ke fasilitas vendor atau melakukan audit pemasok. Evaluasi yang tepat menghasilkan pemilihan mitra yang dapat diandalkan dalam jangka panjang dan bukan hanya murah di awal.
5. Negosiasi Harga dan Ketentuan
Proses negosiasi bukan sekadar tawar-menawar harga, melainkan membahas keseluruhan syarat kontrak: waktu pengiriman, jangka waktu pembayaran, penalti keterlambatan, syarat retur barang, hingga aspek asuransi atau klaim. Negosiasi yang efektif membutuhkan data historis, pemahaman pasar, serta kemampuan interpersonal agar kesepakatan saling menguntungkan (win-win solution). Di tahap ini, perusahaan juga menekan risiko moral hazard dari pemasok yang tidak kredibel.
6. Buat Purchase Order (PO)
Setelah negosiasi selesai dan vendor dipilih, perusahaan membuat dan mengirimkan purchase order (PO), yaitu dokumen resmi berisi detail transaksi yang sudah disepakati. PO bersifat mengikat secara hukum dan menjadi dasar untuk pengiriman dan penagihan. PO juga menciptakan jejak audit yang penting dalam pengendalian internal dan akuntansi.
7. Terima dan Periksa Barang
Ketika barang atau jasa tiba, perusahaan harus memastikan bahwa spesifikasi sesuai dengan PO: jumlah, kualitas, dan waktu pengiriman. Proses ini dilakukan oleh tim gudang dan/atau quality control. Jika terdapat perbedaan atau kerusakan, maka proses retur, klaim, atau kompensasi bisa langsung dilakukan. Prosedur ini penting untuk menjamin bahwa hanya barang yang sesuai standar yang diterima ke dalam sistem produksi atau distribusi.
8. Proses Faktur dan Pembayaran
Vendor akan mengirimkan faktur atau invoice berdasarkan PO dan barang yang telah diterima. Tim keuangan kemudian memverifikasi kesesuaian antara PO, dokumen penerimaan barang (delivery note atau GRN), dan invoice sebelum pembayaran dilakukan. Proses ini dikenal dengan istilah 3-way matching. Ketepatan dan kecepatan pembayaran sangat penting untuk menjaga hubungan baik dengan vendor serta menghindari penalti atau diskon yang terlewat.
9. Bangun Hubungan Baik dengan Pemasok
Hubungan jangka panjang yang stabil dengan pemasok berkualitas tinggi akan memberikan keuntungan kompetitif. Kerja sama yang erat memungkinkan terjadinya kolaborasi seperti pengembangan produk bersama, prioritas pengiriman, diskon loyalitas, atau dukungan teknis. Prinsip kemitraan (partnership) dalam procurement modern mendorong perusahaan untuk tidak sekadar mencari vendor termurah, tetapi vendor yang mampu tumbuh bersama.
10. Kelola Kontrak
Setiap kontrak pembelian yang bernilai signifikan harus dikelola dengan baik. Ini mencakup pemantauan kepatuhan terhadap syarat dan ketentuan, pembaruan kontrak saat habis masa berlakunya, serta dokumentasi yang rapi untuk keperluan audit atau litigasi. Pengelolaan kontrak juga berfungsi untuk mengantisipasi konflik di kemudian hari jika terjadi wanprestasi atau perubahan kondisi pasar.
FAQ
Apa manfaat procurement yang dikelola dengan baik?
-Efisiensi biaya, pengendalian risiko, peningkatan kualitas barang/jasa, dan hubungan pemasok yang lebih baik.
Bagaimana mengukur performa procurement?
-Dengan Key Performance Indicators (KPI) seperti efisiensi biaya, kecepatan proses, tingkat kepatuhan vendor, dan penghematan dari negosiasi.
