Anda harus tahu cara menggunakan Notion jika ingin mengoptimalkannya untuk bisnis anda. Ada banyak sekali platform yang bisa membantu manajemen bisnis anda, salah satunya adalah Notion. Notion adalah aplikasi catatan serta produktivitas yang memungkinkan anda untuk mengelola proyek, mengatur catatan, bekerja secara kolaboratif dan masih banyak lagi.
Selain itu, Notion bisa disesuaikan dan memungkinkan anda untuk mengoptimalkannya sebagai alat bantu manajemen bisnis. Tujuan utama dari penggunaan Notion yaitu membantu anda bekerja dengan lebih cepat, lebih cerdas, kolaboratif dan memiliki tujuan yang jelas. Sejak terjadi pandemi COVID-19, banyak perusahaan yang beradaptasi dengan cara kerja baru.
Mulai dari remote work (jarak jauh) sampai dengan cara kerja hibrida yang mewajibkan karyawan datang sesekali ke kantor. Dengan tren seperti ini, kebutuhan akan tempat kerja virtual menjadi semakin penting, khususnya untuk perusahaan yang sedang berkembang.
Notion juga menjadi solusi yang cukup terjangkau. Jika anda menggunakannya untuk kebutuhan pribadi, Notion menyediakan paket freelance. Tetapi kalau anda ingin menambah fitur yang cocok untuk freelance, anda bisa meningkatkannya ke paket USD 4 per bulan.
Contents
Tools Utama Notion
Sebelum membahas tentang cara menggunakan Notion, maka pahami lebih dulu tool utama apa saja yang ditawarkan oleh aplikasi ini. Notion memungkinkan anda untuk menggabungkan kehidupan pribadi dengan kehidupan kerja. Anda bisa membuat papan, kalender, table, halaman dan daftar dari dashboard aplikasi ini.
Anda bahkan bisa menggunakan template pada aplikasi ini. Jika membutuhkan inspirasi, anda bisa mengunjungi Notion Pages, tempat dimana pengguna membagikan template untuk membuat berbagai informasi.
Sedangkan Notion memiliki empat tools utama yang bisa digunakan seperti alat terkait knowledge base, catatan dan dokumen, spreadsheet dan database serta tugas dan proyek. Berikut ini detailnya.
1. Knowledge Base
Knowledge Base Notion membantu anda menjaga banyak informasi tetap teratur. Sangat mudah bagi anda untuk merasa kewalahan menangani informasi berlebihan yang ada di dunia maya. Knowledge Base merupakan ruang anda untuk membuat database khusus yang diisi dengan berbagai file media untuk menggabungkan informasi serta menyimpannya pada satu lokasi.
2. Catatan dan Dokumen
Notion Notes memungkinkan anda menggunakan lebih dari 30 jenis file media mulai dari audio dan video, file, gambar, catatan anda akan lebih dari sekadar teks biasa. Anda bahkan bisa menambahkan catatan ke teks lain untuk membuat reminder untuk diri sendiri atau mencatat sesuatu yang ingin anda kunjungi lagi nantinya.
Setelah selesai, anda bisa membagikan catatan tersebut dengan anggota tim yang lainnya. Alat Notion Notes memiliki banyak sekali fitur yang bahkan bisa menggantikan Google Docs atau Evernote.
3. Spreadsheet dan Database
Jika anda ingin menjadi produktif, maka pekerjaan anda harus terorganisasi. Anda bisa masuk ke Notion Spreadsheet. Dengan tool ini, anda bisa berkolaborasi secara real time dengan rekan tim atau klien sambil menyimpan semua dokumen penting pada satu tempat.
4. Tugas dan Proyek
Anda bisa mendelegasikan tugas atau memindahkannya supaya lebih make sense untuk tim. Tim bisa mengaktifkan notifikasi desktop jadi untuk setiap perubahan yang dibuat, semua orang akan mengetahuinya.
Cara Menggunakan Notion untuk Mengatur Bisnis
Bagaimana cara menggunakan Notion, Anda bisa menggunakan aplikasi ini untuk kebutuhan pribadi sampai dengan kerja kolaborasi. Notion juga bisa digunakan untuk mengatur bisnis anda. Penasaran? Inilah beberapa cara menggunakan Notion untuk mengatur bisnis.
1. Membuat Tim
Cara menggunakan Notion untuk mengatur bisnis yang pertama yaitu anda bisa mempersiapkan tim lewat Notion. Ini memungkinkan bisnis anda membuat ruang kerja yang lebih terorganisasi sambil menjaga ruangan proyek agar tidak berantakan. Misalnya perusahaan desain website bisa terdiri dari tim desain grafis, tim copywriting dan tim web developer. Dengan membuat ulang ketiga tim ini di Notion, setiap tim hanya perlu fokus pada peran mereka dalam pekerjaan tertentu. Ini memungkinkan mereka menyelesaikan tugas dengan lebih cepat.
2. Memberikan Tugas ke Anggota Tim
Cara menggunakan Notion lainnya yaitu memberikan tugas ke anggota tim. Sebagai pemimpin perusahaan, anda bisa menetapkan tugas tertentu kepada anggota tim tertentu. Misalnya perusahaan desain grafis yang disebutkan di atas memiliki klien langganan yang meminta jasa copywriter yang sama dengan yang mereka gunakan sebelumnya.
Copywriter tersebut bisa diberi tugas secara langsung. Anda juga bisa memberikan tugas langsung ke anggota tim. Jadi, tugas tertentu bisa diselesaikan dan tidak ada anggota tim yang menanggung beban keseluruhan proyek sendirian. Pemberian tugas juga mempermudah anda meminta pertanggungjawaban karyawan individua tau tugas yang tidak diselesaikan dengan baik atau belum selesai.
Kekurangan Aplikasi Notion
| No | Kekurangan Aplikasi Notion |
| 1 | Ada berbagai jenis template yang agak merepotkan jika ingin membuat segala sesuatu secara langsung |
| 2 | Proses navigasi yang cukup rumit |
| 3 | Ketiadaan fitur Gantt Chart dan menambah komentar untuk task atau project tertentu |
| 4 | Sekalipun berbasis aplikasi untuk kolaborasi, Notion hanya bisa digunakan untuk personal atau tim kecil |
| 5 | Notion tidak bisa digunakan untuk pengguna berskala besar |
3. Membuat Kalender
Cara lain menggunakan Notion yaitu membuat kalender. Fitur kalender Notion adalah tool lain bermanfaat yang ada di ruangan kerja untuk bisnis. Kalender Notion memungkinkan karyawan dan anggota tim untuk memvisualisasikan tugas, tanggal, urutan acara dan bagaimana mereka saling terhubung. Lewat kalender grup, anggota tim individu juga bisa mengatur berbagai komponen proyek kolaboratif untuk memastikan pengiriman yang tepat waktu kepada klien.
4. Membuat Outline Proyek
Ketika bisnis anda menghadapi banyak proyek untuk banyak klien, anda bisa kebingungan dalam mengaturnya. Dalam kasus ini, cara menggunakan Notion untuk membuat outline proyek menjadi sangat penting.
Dengan menggunakan Notion untuk membuat outline proyek, anda bisa memisahkan serta mengatur masing-masing proyek sehingga tidak tertunda karena kebingungan. Menguraikan proyek dengan menyiapkan ruang kerja yang unik, memungkinkan anggota tim memantau kemajuan setiap proyek dengan lebih efisien.
Jika ada yang tertinggal, lebih mudah mengidentifikasi titik kegagalan. Outline proyek juga memungkinkan karyawan merencanakan waktu mereka dengan lebih baik serta mengatisipasi tanggal penyelesaian proyek.
Dengan melacak waktu yang lebih efisien, keterlambatan apapun bisa dilaporkan kepada klien. Anggota tim terdorong bekerja dengan lebih keras untuk menebus setiap perbedaan dalam tanggal pengiriman yang diantisipasi.
5. Pembuatan Situs Website
Cara selanjutnya menggunakan Notion yaitu dapat digunakan membuat situs website. Aplikasi ini memiliki fitur pembuatan situs website gratis. Anda bisa membuat situs website menjadi sederhana dengan Notion, khususnya dengan beberapa template yang tersedia untuk pengguna. Bisnis membutuhkan situs website perusahaan, baik itu situs website internal ataupun untuk klien.
6. Menetapkan Target Bulanan
Membuat serta menetapkan target bulanan menjadi cara menggunakan Notion. Meneapkan target adalah hal yang sangat penting untuk sebuah bisnis. Targe bulanan tim anda bisa dibuatkan visualisasinya kemudian ditempatkan di tengah dashboard sehingga setiap orang bisa tetap fokus dan memantau kemajuan. Memantau kemajuan dengan car aini tidak hanya mempermudah untuk memprediksi pencapaian tujuan namun juga berfungsi sebagai penanda produktivitas.
